Le droit individuel à la formation (DIF)

En bref …

Le DIF permet au salarié de se constituer un capital de temps de formation qu'il peut mobiliser pour une formation de son choix, mais avec l'accord de son employeur, et qui est réalisée pendant ou en-dehors de son temps de travail, conformément aux dispositions de l’accord de branche.

 Relevé annuel des droits.doc

 Courrier d’acceptation.doc

 Courrier de refus.doc

Le DIF, c’est :


• après un an d’ancienneté (4 mois pour les salariés en CDD),

• 20 heures par an (calculées au prorata pour les temps partiel et les CDD), avec un plafond de 120 heures,

• une initiative du salarié et l’accord de l’employeur,

• une formation pendant le temps de travail (avec maintien de la rémunération) ou en-dehors du temps de travail (avec versement d’une allocation de formation égale à 50 % du salaire et non chargée)
• 
un financement de la formation par l’entreprise ou par l’OPCA sous certaines conditions.

Le DIF est souvent considéré :


• comme un droit acquis du salarié alors que le DIF s’inscrit plus dans une démarche de codécision entre le salarié et son employeur ;

• comme un dispositif « à part » alors qu’il s’agit plutôt d’un moyen supplémentaire de partir en formation. Ainsi des formations traditionnellement proposées dans le cadre du plan (c’est-à-dire par l’entreprise) pourraient être mises en œuvre en utilisant les droits acquis au titre du DIF. Autre exemple : lorsqu’une formation longue est envisagée afin d’acquérir une qualification ou un diplôme, les actions réalisées au titre du DIF peuvent être associées à des actions du plan de formation et/ou à une période de professionnalisation ;

• comme un coût alors que c’est aussi une autre possibilité d’organiser le départ en formation, notamment en-dehors du temps de travail, et de mobiliser des financements.

L’employeur aura ainsi tout intérêt à anticiper les besoins en formation et de proposer aux salariés, notamment dans le cadre de l’entretien professionnel, des thèmes ou des modules de formation qui intéressent à la fois l’entreprise et le salarié. L’employeur pourra alors mieux maîtriser l’utilisation des droits acquis en cas de refus répétés ou lors du départ des salariés de l’entreprise.

Que faire dans l’immédiat ?


• informer le salarié de ses droits acquis au titre du DIF
• choisir la période de gestion du DIF et en informer également les salariés
• répondre aux salariés qui ont présenté une demande, impérativement dans le mois qui suit
• éventuellement, réfléchir aux priorités de l’entreprise, les formaliser et pouvoir les proposer aux salariés.

Les différents aspects du DIF

 Texte de l'accord :

Principe 
A l’exception des salariés en contrat de professionnalisation, tout salarié en contrat à durée indéterminée à temps complet et ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise qui l’emploie, acquiert chaque année un droit individuel à la formation (DIF) d’une durée de 20 heures.
Pour les salariés à temps partiel, cette durée est calculée prorata temporis. Toutefois, elle ne pourra pas être inférieure à 14 heures pour les salariés à temps partiel dont la durée contractuelle de travail est supérieure ou égale à 22 heures hebdomadaires. Ce droit est cumulable pendant 6 ans ou, pour les salariés à temps partiel, quel que soit le nombre d’années cumulées, jusqu’à concurrence d’un plafond de 120 heures.
En cas de suspension du contrat de travail pour maternité, maladie professionnelle ou accident de travail, le droit individuel à la formation est maintenu intégralement.

Commentaires :

Quels sont les bénéficiaires ?


• les salariés en contrat à durée indéterminée
 Est concerné par le droit individuel à la formation, tout salarié en contrat à durée indéterminée et ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise qui l’emploie.
Cette ancienneté s’entend non pas comme l’ancienneté « de service » ou de « présence dans l’entreprise », mais comme l’ancienneté du contrat de travail.

• les salariés en contrat à durée déterminée et les saisonniers qui justifient d’une ancienneté minimale de 4 mois (voir CDD)


Comment se calculent les droits ?


Montant des droits acquis



1. Le salarié qui a un an d’ancienneté acquiert chaque année, dans le cadre du DIF, un « droit de tirage » de 20 heures de formation.


2. Cette durée est calculée prorata temporis pour les salariés travaillant à temps partiel. Une disposition est prévue par l’accord de branche pour les salariés dont la durée contractuelle de travail est supérieure ou égale à 22 heures hebdomadaires : ces salariés bénéficient alors d’au moins 14 heures de droits chaque année. Concrètement, cette disposition n’abonde que les droits des contrats de 22 et 23 heures hebdomadaires.

3. Les droits acquis annuellement peuvent être cumulés pendant 6 ans jusqu’à concurrence d’un plafond de 120 heures au terme de cette période et à défaut de leur utilisation en tout ou partie. Les heures acquises par les salariés à temps partiel sont également limitées à 120 heures mais sans limitation du nombre d'années prises en compte.

4. Incidence des absences

La loi du 4 mai 2004 ne règle pas le sort des absences et l’administration tend à considérer que malgré ses absences, le salarié acquiert toujours des droits.
Cependant, notre accord de branche précise que seules les absences dues à la maternité, à une maladie professionnelle ou à un accident du travail continuent à ouvrir des droits. La loi du 23 mars 2006 relative à l’égalité salariale entre les femmes et les hommes ajoute à cette liste les congés d’adoption, de présence parental et le congé parental d’éducation. A contrario, les autres absences ne permettent pas l’acquisition de droits.

Texte de l'accord :

La période de gestion des droits à DIF pourra être déterminée par l’entreprise, en fonction notamment de ses conditions spécifiques de fonctionnement.
Chaque année, le salarié est informé de l’état de ses droits selon les modalités déterminées au niveau de l’entreprise.

Commentaires

Quelle date d’entrée en vigueur et quelle période de gestion ?



Notre accord a ouvert la possibilité aux entreprises de déterminer elles-même la période de gestion des droits au titre du DIF qui leur convienne.
En effet, la loi étant entrée en vigueur le 7 mai 2004, les droits devraient être calculés tous les 7 mai ! Et les droits acquis par les salariés embauchés après cette date seraient calculés à chaque date anniversaire de leur entrée dans l’entreprise ce qui rendrait la gestion du DIF particulièrement complexe.

Grâce à l’accord de branche, les droits pourront ainsi être gérés dans le cadre de l’année civile, commencer avec le début de la saison pour les entreprises saisonnières, coïncider avec la période de modulation, l’exercice comptable ou la période des congés payés, etc…


Attention : il conviendra cependant de prendre en compte, prorata temporis, les droits que le salarié aura acquis entre le 7 mai 2004 ou la date de son entrée dans l’entreprise et la fin de la période de gestion.
Exemple d’une gestion par année civile : le salarié à temps complet ayant un an d’ancienneté le 1er juillet de l’année N, aura acquis 15 heures de DIF au 31 décembre de cette même année, ou 35 heures au 31 décembre de l’année n+1.


Quand et comment informer le salarié de ses droits ?


Le salarié doit être informé chaque année (voir paragraphe précédant sur la période de gestion) de ses droits au titre du DIF, notre accord de branche laissant le choix aux entreprises de déterminer leurs propres modalités d’information : document spécifique, mention sur le bulletin de paie, etc…
A noter que le salarié démissionnaire ou licencié (sauf licenciement pour faute grave ou lourde) doit être informé du montant des droits acquis et de la possibilité de les mobiliser avant son départ (voir paragraphe ci-dessous).

Texte de l'accord :

Mise en œuvre du DIF

Les parties signataires rappellent que la mise en œuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, en liaison avec l’entreprise. Le choix de l’action de formation suivie dans le cadre du DIF est arrêté, après accord formalisé entre le salarié et l’employeur, en tenant compte des conclusions de l'entretien professionnel.

L’utilisation du DIF se fera hors le temps de travail. 
Les heures de formation réalisées en dehors du temps de travail, donnent lieu au versement par l’entreprise d’une allocation de formation d’un montant égal à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné.

Les signataires du présent accord conviennent toutefois que les heures de formation liées au DIF peuvent se réaliser, pour tout ou partie, pendant le temps de travail, dans le cadre d’un accord formalisé entre le salarié et l’entreprise. Ce sera ainsi le cas pour des formations directement liées à l’emploi exercé.
Celles-ci donnent alors lieu, pendant leur réalisation, au maintien par l'entreprise de la rémunération du salarié.

Commentaires :

Quand ces actions peuvent-elles se dérouler ?


L'action de formation liée au DIF se déroule en principe en dehors du temps de travail. 
A défaut de précision législative ou réglementaire, on pourrait considérer comme possible le suivi d’une formation pendant des jours de RTT, pendant un repos compensateur, au cours d’un congé sabbatique, d’un congé sans solde, voire d’un congé parental d’éducation.
Par contre, ne pourraient pas être utilisés pour se former les temps de repos quotidien (11 heures entre deux journées de travail) et hebdomadaire (en principe 24 heures le dimanche + 11 heures), le congé de maternité, les arrêts maladie (qu’ils soient d’origine professionnelle ou non).


Notre accord de branche a cependant permis que le DIF puisse s’exercer pendant le temps de travail, après accord formalisé entre l’employeur et le salarié, en particulier pour les formations « directement liées à l’emploi exercé ».
En effet, si cette solution paraît au premier abord plus onéreuse puisque le salaire est maintenu, cette analyse doit cependant être nuancée et mise en rapport avec le montant de l’allocation de formation Par ailleurs, le DIF réalisé pendant le temps de travail peut permettre l’utilisation de « temps morts » dans l’entreprise et inciter des salariés à suivre une formation proposée par l’entreprise.



Quelle est la procédure de demande et de réponse ?



La mise en oeuvre du droit individuel à la formation intervient à l'initiative du salarié, mais nécessite l'accord de l'employeur. L’accord est alors formalisé par écrit . Le délai de réponse accordé à l'employeur pour se prononcer sur la formation envisagée par le salarié, est fixé à un mois : l'employeur est ainsi tenu de notifier son refus éventuel dans le mois suivant la demande de formation. Attention : son silence vaudrait acceptation.



Quelle rémunération du salarié ?



Les heures de formation réalisées pendant le temps de travail donnent lieu au maintien de la rémunération et ce, comme en matière de formation suivie dans le cadre du plan de formation de l'entreprise.
Par contre, les heures de formation réalisées en dehors du temps de travail donnent lieu à versement, par l'employeur, d'une allocation de formation correspondant à :

Montant horaire = [rémunération nette versée au cours des 12 derniers mois / nombre total d’heures rémunérées au cours des 12 derniers mois] 

L’allocation est versée au plus tard à la date normale d’échéance de la paie du mois suivant la réalisation de la formation. Un document récapitulatif du nombre d’heures de formations effectuées en-dehors du temps de travail et des versements effectués est remis chaque année au salarié en annexe de son bulletin de paie.

Texte de l'accord :

Actions prioritaires au titre du DIF.
Les parties signataires décident que les actions éligibles en priorité au titre du DIF sont les actions de formation, les actions de bilan de compétences et les actions de validation des acquis de l’expérience qui visent à développer, compléter ou renouveler les connaissances, les compétences professionnelles ou la qualification directement liée à la fonction du salarié.

Commentaires :

Quelles actions peuvent être suivies dans le cadre du DIF ?



Les actions qui peuvent être mises en œuvre dans le cadre du DIF ne se limitent pas aux formations ; il peut s’agir également d’un bilan de compétence ou d’une validation des acquis de l’expérience (VAE).

Le salarié est libre de demander l’action de son choix.
Cependant dans une démarche de co-décision, il paraît opportun que l’employeur ait une idée sur les formations ou les actions qui seraient utiles aux salariés de son entreprise et qu’il puisse les proposer lors de l’entretien professionnel qui a lieu tous les deux ans.
L’employeur disposera alors de « priorités » d’entreprise sur lesquelles il pourra le cas échant s’appuyer pour motiver un refus de DIF.

Notre accord a également défini des « priorités » de branche qui pourront utilement aider les entreprises dépourvues de priorités spécifiques lors de la formulation de leur refus. Surtout ces priorités de branche permettent d’accéder à un financement mutualisé, dans la limite des fonds disponibles.


Quel financement de la formation ?



Les frais de formation, d'accompagnement, ainsi que, le cas échéant, les frais annexes (transport et repas) sont pris en charge par l'entreprise. Pour les entreprises employant plus de 10 salariés, les dépenses correspondantes sont imputables sur la participation-formation continue.

Si la formation choisie correspond à une priorité définie par l’accord de branche, c’est-à-dire une action permettant de développer, compléter ou renouveler les connaissances, les compétences professionnelles ou la qualification « directement liée à la fonction du salarié », l’OPCA prend en charge les frais de formation dans la limite des fonds disponibles.

Ces priorités ont été définies très largement (mais en rapport avec la fonction exercée) afin de permettre à chaque entreprise de pouvoir accéder à cette nouvelle mutualisation et donc limiter le surcoût lié à la création du DIF.

Cependant, cette mutualisation ne peut intervenir que dans la limite des sommes versées au titre de la professionnalisation (alternance). Et afin de ne pas pénaliser les entreprises qui ont recours aux contrats de formation en alternance, notre accord limite à 25 % la part de la contribution professionnalisation affectée au financement du DIF prioritaire.
Dernière recommandation : il importe de ne pas attendre la fin de l’année pour demander à l’OPCA le financement d’un DIF prioritaire car il est très probable que les fonds seront alors épuisés…

Texte de l'accord :

Désaccord
Lorsque durant deux exercices civils consécutifs, le salarié et l’entreprise sont en désaccord sur le choix de l’action qui sera suivie en application du DIF dont la mise en œuvre a été sollicitée par le salarié, ce dernier bénéficie, de la part du FONGECIF dont il relève, d’une priorité d’instruction et de prise en charge financière de son CIF sous réserve que sa demande corresponde aux priorités et aux critères définis par le FONGECIF.

Dans ce cas, lorsque le salarié bénéficie d’une prise en charge financière de son CIF, l’entreprise, ou l’OPCA dont elle relève, est tenu de verser au salarié, en complément de la prise en charge décidée par le FONGECIF et dans la limite de l’intégralité des frais liés à la mise en œuvre de son CIF, le montant de l’allocation de formation correspondant à ses droits acquis au titre du DIF majoré du coût de la formation correspondant, calculé sur la base forfaitaire de l’heure de formation applicable aux contrats de professionnalisation, à charge de la CPNEFP de modifier cette base forfaitaire.

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Que se passe-t-il en cas de désaccord ?


En cas de désaccord entre l'employeur et le salarié sur le choix de l'action de formation et ce, durant deux exercices civils consécutifs, le salarié peut présenter sa demande au Fongecif, dans le cadre d’un congé individuel de formation (CIF).

Si le Fongecif refuse la prise en charge, le salarié conserve ses droits acquis au titre du DIF pour l'avenir.

Si la demande correspond aux priorités du Fongecif et que celui-ci accepte la demande du salarié, l'entreprise est tenue de verser en complément de la prise en charge décidée par le Fongecif :

- le montant de l'allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF. Les heures correspondantes sont bien entendu décomptées du total des droits à DIF acquis par le salarié ;

- et les frais de formation, calculés sur la base forfaitaire applicable aux contrats de professionnalisation (9,15 euros de l’heure).

Texte de l'accord :

Transférabilité du DIF
Le DIF est transférable en cas de licenciement du salarié, sauf pour faute grave ou faute lourde. Dans ce cas, le montant de l'allocation de formation correspondant aux heures acquises au titre du DIF et n'ayant pas été utilisées est calculé sur la base du salaire net de base perçu par le salarié avant son départ de l’entreprise. Les sommes correspondant à ce montant doivent permettre de financer tout ou partie d'une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l'expérience ou de formation, lorsqu’elle a été demandée par le salarié et acceptée avant la fin du délai- congé. A défaut, le montant correspondant au DIF n’est pas dû par l’employeur. L’employeur est tenu, le cas échéant, d’informer le salarié qu’il licencie de ses droits en matière de DIF.

En cas de démission, le salarié peut demander à bénéficier de son DIF sous réserve que l’action de bilan de compétences, de formation ou de validation des acquis de l’expérience, soit engagée avant la fin du délai-congé.

En cas de départ en retraite ou de mise à la retraite, le DIF n’est pas transférable.

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Que se passe-t-il en cas de départ de l’entreprise ?

Le terme « transférabilité » utilisé par la loi et l’accord ne signifie nullement que le salarié démissionnaire ou licencié puisse utiliser, chez son nouvel employeur, les droits acquis dans sa précédente entreprise; le salarié peut simplement demander à bénéficier de ses droits acquis avant de quitter l’entreprise, dans les conditions suivantes :



• En cas de licenciement



Lors d’un licenciement, qu’il soit prononcé pour motif personnel ou pour motif économique, le salarié peut mettre en œuvre son droit à condition qu’il ne s’agisse pas d’un licenciement pour faute grave ou pour faute lourde.

Les sommes correspondant aux droits à DIF doivent permettre de financer tout ou partie d’une formation, d'un bilan de compétences ou d’une validation des acquis de l'expérience (VAE), à condition que le salarié en fasse la demande avant le terme du préavis. À défaut d'une telle demande, le montant correspondant au DIF n'est pas dû par l'employeur.

Si une demande est présentée et acceptée par l’employeur, ce dernier versera à l’organisme de formation le montant de l'allocation de formation correspondant aux heures acquises au titre du DIF et n'ayant pas été utilisées. 

Dans la lettre de licenciement, l'employeur est tenu, le cas échéant, d'informer le salarié licencié de ses droits en matière de DIF et de la possibilité de demander pendant le préavis à bénéficier d’une formation.



• En cas de démission



Le salarié démissionnaire peut également demander à bénéficier de son DIF, à condition que la formation, le bilan de compétences ou la validation des acquis de l'expérience (VAE) soit « engagé » avant la fin du préavis même s’il se termine plus tard.
La procédure de demande et d’acceptation ainsi que la prise en charge financière sont identiques à celles applicables au licenciement.



• En cas de départ à la retraite



Qu'il s'agisse d'un départ volontaire ou d'une mise à la retraite effectuée par l'employeur, le DIF ne peut pas être valorisé sur le plan financier. Les droits acquis sont donc définitivement perdus.

Texte de l'accord :

DIF pour les salariés en CDD
A l’exception des salariés en contrat de professionnalisation, les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, lorsqu’ils justifieront de 4 mois de présence dans l’entreprise, consécutifs ou non, au cours des 12 derniers mois, bénéficient du DIF calculé prorata temporis. L’employeur est tenu d’informer le salarié de ce droit au DIF.
Le droit individuel à la formation est mis en oeuvre selon les dispositions législatives et réglementaires en vigueur et le FONGECIF assure la prise en charge des frais de formation, de transport et d’hébergement ainsi que de l’allocation de formation due à ces salariés.

Commentaire :

Quelles sont les règles spécifiques aux salariés en contrat à durée déterminée et aux saisonniers ?



• Acquisition des droits 


Un salarié embauché sous contrat de travail à durée déterminée (CDD), y compris un saisonnier, peut bénéficier de droits au titre du DIF après quatre mois de présence dans l'entreprise, consécutifs ou non, au cours des 12 derniers mois.

 Les salariés employés sous contrat d'apprentissage, ainsi que ceux sous contrat de professionnalisation - ou qui avaient conclu, antérieurement, un contrat de qualification, d'adaptation ou d'orientation - sont expressément exclus du dispositif du DIF.



• Information des salariés



Les salariés embauchés en CDD doivent également être informés du DIF mais la loi ne précise ni le moment, ni l’étendue de l’information. Nous proposons que cette mention figure au minimum sur le contrat de travail. L’information pourrait être aussi réalisée par une note remise lors de l’embauche, une mention sur le BIAF ou un document annexé au bulletin de paie comme pour les salariés en CDI

• Prise en charge financière



La prise en charge financière du DIF-CDD est assurée par les organismes paritaires agréés au titre du congé individuel de formation (OPACIF-FONGECIF).